Home | เกี่ยวกับบริษัทฯ | ความเชี่ยวชาญของบริษัทฯ | สถานที่ติดต่อบริษัทฯ
 
You are here >> Home >> ความเชี่ยวชาญของบริษัทฯ >> การวางแผนกำลังคน
การวางแผนกำลังคน
 
กรอบแนวคิด

การวางแผนกำลังคนมิใช่เป็นเพียงกิจกรรมการคำนวณตัวเลขที่เกิดขึ้นและจบลงเป็นครั้งๆ  แต่จะมีประโยชน์สูงสุดเมื่อสามารถตอบสนองวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ขององค์กร เชื่อมโยงไปสู่กลไกการบริหารจัดการกำลังคน และบูรณาการกับกระบวนการดำเนินงานตามวิสัยทัศน์และแผนงานสำคัญขององค์กรได้ 

การวางแผนกำลังคนที่ดีจะให้ผลลัพธ์ที่เป็นประโยชน์มากกว่าคำตอบที่เป็นกรอบอัตรากำลังอันตายตัว ไม่สามารถตอบสนองต่อความเปลี่ยนแปลงเมื่อบริบทแวดล้อมขององค์กรหรือของตำแหน่งงานเปลี่ยนแปลงไป หากแต่จะทำให้องค์กรมีกรอบที่ชัดเจนว่าในแต่ละสถานการณ์ แต่ละเป้าประสงค์ จะต้องใช้กำลังคนที่มีคุณสมบัติเช่นใดเป็นจำนวนเท่าไร  อีกทั้งเมื่อสถานการณ์หรือเป้าประสงค์ขององค์กรเปลี่ยนแปลงไป องค์กรจะต้องปรับทิศทางเรื่องกำลังคนอย่างไร

ดังนั้น แผนกำลังคนจึงไม่ควรเป็นเพียงแผนที่นำทางอันจำกัดคับแคบเท่านั้น แต่จะต้องสามารถเป็นกลไกชี้นำทิศทางในการเลือกสรร พัฒนา และใช้ประโยชน์จากทรัพยากรบุคคลอันมีค่าขององค์กร อีกทั้งสามารถเป็นเครื่องมือตรวจสอบการใช้ทรัพยากรบุคคลให้เกิดประสิทธิภาพประสิทธิผลเพื่อประโยชน์สูงสุดต่อองค์กรและคนในองค์กรได้อีกด้วย

ขีดความสามารถในการบริหารจัดการกำลังคน

เช่นเดียวกับการบริหารจัดการองค์กรในเรื่องอื่นๆ การวางแผนกำลังคนเป็นงานที่องค์กรดำเนินการประสพความสำเร็จในระดับต่างๆกันไป  องค์กรของท่านประสพความสำเร็จในระดับใดตามเกณฑ์ดังต่อไปนี้

ระดับขีดความสามารถ ลักษณะ
4 ปรมาจารย์
  • เชื่อมโยงกลยุทธ์องค์กรเข้าสู่กลยุทธด้านบุคลากรและการบริหารจัดการกำลังคนได้อย่าง ลงตัวไร้รอยต่อ
  • บูรณาการภารกิจด้านต่างๆ ของงานบุคลากรได้อย่างสมบูรณ์และเสริมประโยชน์ซึ่งกันและกัน
  • ผู้คนรู้อยู่แก่ใจว่าองค์กรต้องการสิ่งใด และสามารถวางแผนเส้นทางวิชาชีพและพัฒนาตนเอง
        ได้ใช้ประโยชน์จากกำลังคนได้อย่างมีประสิทธิภาพ
  • 3 ปราชญ์
  • ระบุประเด็นสำคัญๆ ได้แจ่มชัดและเร่งดำเนินการปัองกันเชิงรุก
  • มีการจัดระบบข้อมูลครบถ้วนสมบูรณ์พร้อมเพื่อการคาดการณ์อนาคตและการวางแผน    ระยะยาว
  • มีแนวคิดการบริหารจัดการแบบมุ่งมองอนาคตและแก้ไขปัญหาอุปสรรค
  • ให้ความสำคัญกับการพัฒนาคน มีบูรณาการระหว่างการพัฒนาคนกับการวางแผนบริหารจัดการ
  • 2 ปฏิบัติ
  • เริ่มมีการวางแผน แนวนโยบาย ระเบียบปฏิบัติในบางเรื่องเกี่ยวกับการบริหารจัดการกำลังคน
  • มีรายงานสถานภาพและตัวชี้วัด
  • คนในองค์กรมีความเชื่อว่าสภาพปัญหาด้านกำลังคนกำลังได้รับการแก้ไข
  • 1 ปฐม
  • ยังมีกำลังคนที่ไม่ได้ใช้ ทั้งยังมีตำแหน่งว่าง
  • รู้สึกได้ทั่วไปหรือมีอาการสำแดงว่ามีบางหน่วยงานขาดคน
  • อ้างการขาดแคลนกำลังคนได้ว่าเป็นเหตุสำคัญของผลงานคุณภาพต่ำ
  • กำลังคนบางประเภท/สาขา ขาดแคลน
  • ตัดสินใจด้านกำลังคนทั้งที่มองไม่เห็นประเด็นสำคัญ
  • ตัดสินใจเฉพาะหน้าเพื่อให้ผ่านไปก่อน

  •   PeoplePlan* – นวัตกรรมการวางแผนกำลังคนโดย  Signature Solutions



    PeoplePlan* - นวัตกรรมการวางแผนกำลังคนโดย Signature Solutions’

     
    1. Scanning     การศึกษาบริบทแวดล้อมทั้งภายนอกองค์กรและภายในองค์กรที่ส่งผลกระทบต่อการวางแผนกำลังคน เช่นสถานการณ์การจ้างงาน แนวโน้มทางเศรษฐกิจ สังคม เทคโนโลยี การเปลี่ยนแปลงของกลุ่มประชากรที่เกี่ยวข้อง การเติบโตหรือถดถอยของภาคธุรกิจต่างๆ กฎหมาย กฎระเบียบ ฯลฯ ทิศทางการปรับปรุงองค์กร การเปลี่ยนแปลงของลักษณะเชิงประชากรภายในหน่วยงาน เป็นต้น เพื่อประมวลจัดทำกรอบความคิดในการจัดทำแผนอัตรากำลังขององค์กร

    2. Analyzing    การวางแผนกำลังคนควรตอบ “โจทย์” สำคัญเพื่อสนับสนุนให้องค์กรอยู่รอด เติบโต และบรรลุวัตถุประสงค์ตามวิสัยทัศน์ และพันธกิจที่ได้กำหนดไว้ การจะระบุ “โจทย์” เหล่านี้ซึ่งแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กรให้ถูกต้อง ต้องอาศัยข้อสนเทศต่างๆ โดยเฉพาะที่เเจาะลึกกี่ยวกับกำลังคนในปัจจุบัน และดำเนินการศึกษาวิเคราะห์โดยคำนึงถึงบริบทของปัจจัยแวดล้อมซึ่งแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กรอันเป็นผลสรุปจากขั้นตอนก่อนหน้านี้ ผลลัพธ์ที่ได้จากการวิเคราะห์ในขั้นตอนนี้คือ  “ประเด็นกลยุทธ์” (strategic issues) ซึ่งเป็นโจทย์เฉพาะขององค์กรนั้นๆที่แผนกำลังคนจะต้องรองรับสนับสนุนต่อไป

    3. Forecasting การคาดการณ์เป็นขั้นตอนที่สำคัญมากแต่มักถูกละเลย เนื่องจากแผนกำลังคนเป็นสิ่งที่กำหนดขึ้นเพื่อตอบสนองต่อเป้าหมายและสถานการณ์ในอนาคต จึงจำเป็นต้องใช้ตัวเลขกำลังคนที่คาดว่าจะมีในอนาคต การคาดการณ์ในชั้นนี้จะใช้ตัวเลขปัจจุบันเป็นฐานและปรับด้วยอายุคนที่จะเพิ่มขึ้น ลบด้วยการเกษียณ และลาออก รวมทั้งคำนึงถึงอัตราการโยกย้ายและเลื่อนระดับด้วย หัวใจของขั้นตอนนี้อยู่ที่การจำแนกกลุ่มคนและระบตัวแปรที่จะหาค่าได้อย่างเหมาะสมและเป็นประโยชน์ต่อประเด็นกลยุทธ์ การคาดการณ์จะเผยให้เห็นความสัมพันธ์ของอัตราความเปลี่ยนแปลงต่างๆที่กระทบต่อกำลังคน และผลเชื่อมโยงจากความเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น  ตัวแบบของการคำนวณจะช่วยให้สามารถวิเคราะห์ความไวต่อการเปลี่ยนแปลง (sensitivity analysis – การวิเคราะห์ว่า หากปัจจัยหรือตัวแปรที่สำคัญค่าใดค่าหนึ่งมีค่าเปลี่ยนแปลงไป ในขณะที่ตัวแปรอื่นๆยังมีค่าคงที่แล้วจะเกิดผลอย่างไร)  การคาดการณ์กำลังคนโดยอาศัยตัวแบบเชิงปริมาณนอกจากจะเป็นการหาค่าอุปทานกำลังคนเพื่อเป็นพื้นฐานของการวางแผนกำลังคนต่อไปแล้ว ยังให้มุมมองที่เป็นประโยชน์ต่อการจัดการองค์กรและทรัพยากรบุคคลเชิงกลยุทธ์อื่นๆได้อีกด้วย ดังนั้นหากผู้บริหารในงานหลักเข้ามามีส่วนรับรู้ความเชื่อมโยงของประเด็นต่างๆ เหล่านี้ ก็จะช่วยให้สามารถประยุกต์ใช้ความเข้าใจนี้เพื่อประโยชน์ในการวางแผนปรับเปลี่ยนต่างๆได้อย่างมีประสิทธิภาพต่อไปในภายหน้า

    4. Estimating   ขั้นตอนที่เป็นสาระสำคัญของการวางแผนกำลังคนก็คือการประมาณการอุปสงค์กำลังคน  ซึ่งเป็นการใช้เครื่องมือเชิงปริมาณเพื่อตอบสนองความต้องการในเชิงคุณภาพ กล่าวคือเป็นการทำงานกับตัวเลขเพื่อตอบโจทย์ หรือ “ประเด็นกลยุทธ์” คำตอบของขั้นตอนนี้จึงเป็นคำตอบในเชิงคุณภาพ แต่กระบวนการของการค้นหาคำตอบเป็นการทำงานกับตัวเลขและวิธีคำนวณ   หัวใจของขั้นตอนนี้คือการระบุความเปลี่ยนแปลงของอุปสงค์ ระบุปัจจัยผลักดัน (Drivers) ของจำนวนคนทางตรงและทางอ้อม และระบุลำดับความสำคัญของงานภายในกรอบเวลาที่กำหนดได้อย่างถูกต้อง การจะระบุสิ่งต่างๆเหล่านี้ได้อย่างถูกต้อง จะต้องอาศัยความรอบคอบในการดำเนินงานใน 3 ขั้นตอนก่อนหน้านี้  ส่วนในขั้นตอนนี้ วิธีการศึกษาวิเคราะห์จะใช้ PeoplePlan* Model อันเป็นลิขสิทธิ์เฉพาะของ Signature Solutions Model นี้ให้อิสระแก่องค์กรในการศึกษาวิเคราะห์โดยอาจดำเนินการครอบคลุมทั้งองค์กรหรือเฉพาะส่วนก็ได้ การดำเนินการทีละส่วนแทนที่จะทำครั้งเดียวทั้งองค์กรจะช่วยให้สามารถสรุปความต้องการกำลังคนในแต่ละส่วนงานให้ผู้กำหนดนโยบาย/ผู้บริหารเข้าใจได้โดยง่าย ทั้งจะมีความยืดหยุ่นมาก ในสถานการณ์ที่จำเป็นจะต้องปรับเปลี่ยนเนื้องาน/ภาระงานต่อไปในอนาคตก็สามารถปรับปรุงกำลังคนเฉพาะในส่วนที่เกี่ยวข้องได้  ขั้นตอนนี้จะดำเนินการโดยที่ปรึกษาผู้มีความเชี่ยวชาญและประสบการณ์ อีกทั้งควรได้รับความร่วมมือจากผู้บริหารขององค์กรในการให้ข้อมูลความคิดเห็นที่อิงความรู้และประสบการณ์ในการบริหารองค์กรนั้นๆมาประกอบการพิจารณากำหนดปัจจัย/ตัวแปรสำคัญต่างๆในตัวแบบการคำนวณด้วย

    5. Gap Bridging  โดยทั่วไปขั้นตอนของการหาส่วนต่างระหว่างอุปสงค์และอุปทานกำลังคนเพื่อนำไปกำหนดเป็นแผนการ ดำเนินงานต่อไปนั้น หลักการคือการนำอุปสงค์ (ประมาณการกำลังคนที่จำเป็น) ลบด้วย อุปทานกำลังคน (แนวโน้มกำลังคนที่มีอยู่และจะคงมีต่อไปหากสถานการณ์ไม่เปลี่ยนแปลง) เพื่อหาส่วนต่าง (Gap) นำมากำหนดเป็นกรอบอัตรากำลังที่พึงประสงค์เพื่อหาบุคลากรใหม่มาบรรจุ แต่ข้อเสียของการปฏิบัติเช่นนี้ มี 2 ประการ คือ  

      • 1) ตัวเลขอุปสงค์ที่ได้จากการคำนวณในขั้นตอนที่ 4 แม้สะท้อนความต้องการจริง แต่อาจไม่ใช่สิ่งที่องค์กรสามารถดำเนินการได้จริงในทางปฏิบัติ หรือหากทำได้ก็อาจไม่ใช่แนวทางที่มีประสิทธิภาพที่สุดเนื่องจากยังไม่ได้คำนึงถึงการปรับเกลี่ยบุคลารที่อาจดำเนินการได้   และ
        2) การดำเนินการดังกล่าวละเลยความสำคัญของบุคลากรที่มีอยู่แล้วในองค์กรซึ่งย่อมปรารถนาโอกาสก้าวหน้าในอาชีพการงานของตนด้วยเช่นกัน  การให้โอกาสบุคลากรเดิมได้รับการพิจารณาเพื่อบรรจุเข้าสู่ตำแหน่งงานที่เกิดขึ้นใหม่ก่อนหากมีความรู้ความสามารถตลอดจนคุณสมบัติอื่นๆเหมาะสมแก่ตำแหน่งนับเป็นการสะท้อนวัฒนธรรมองค์กรที่ใส่ใจให้โอกาสทรัพยากรบุคคล อันเป็นการสร้างขวัญกำลังใจและความภักดีต่อองค์กรได้วิธีหนึ่ง
    สิ่งที่ Signature Solutions จะดำเนินการเป็นพิเศษแตกต่างจากวิธีปฏิบัติทั่วไปในขั้นตอนนี้ก็คือ การพิจารณาหาส่วนต่างดังกล่าวในแต่ละภารกิจงานสำคัญขององค์กร  และเสนอแนะวิธีการเติมเต็มส่วนต่าง (Bridging Gaps) เหล่านั้น โดยดำเนินการเป็นรอบๆ เริ่มจากกลุ่มงานและตำแหน่งงานหลัก (Mission-critical) ขององค์กรก่อน จากนั้นจึงดำเนินการซ้ำเป็นระลอก (Iteration Process) ขยายวงจนครอบคลุมทั้งองค์กร  ดังนั้น ผลลัพธ์ของขั้นตอนนี้จึงประกอบด้วย 
      ก) กรอบอัตรากำลังรวมขององค์กร อันเป็นส่วนพื้นฐานที่สุดซึ่งจะกลายเป็นพิมพ์เขียวสำหรับการดำเนินการด้านกำลังคนต่อไป  และ
      ข) กรอบอัตรากำลังแยกตามลักษณะงาน ซึ่งจะเป็นประโยชน์ทันที เนื่องจากสามารถเชื่อมโยงเข้ากับการวางแผนกลยุทธ์ด้านกำลังคนและการบริหารอัตรากำลังได้โดยสะดวกรวดเร็ว พร้อมแนวทางการปรับปรุงอัตรากำลังหากมีการปรับเปลี่ยนเป้าหมายภารกิจ  และวิธีการดำเนินการให้บรรลุตามกรอบอัตรากำลังนั้นอย่างมีประสิทธิภาพในรูปของ  “แผนกลยุทธ์ด้านกำลังคน” โดยนำผลจากการวิเคราะห์และการคาดการณ์ในขั้นตอนงานก่อนหน้านี้มาเป็นฐานในการกำหนดวิธีการเพื่อเติมเต็มช่องว่างของความต้องการกำลังคน  

    วิธีการเฉพาะของ Signature Solutions ดังกล่าวนี้มาจากวัตถุประสงค์และเจตนารมณ์พื้นฐานที่ว่า การกำหนดแผนกลยุทธ์ด้านกำลังคนที่ดีนั้น เมื่อแผนดังกล่าวประกาศใช้ ผู้คนในองค์กรควรรู้สึกตอบรับอย่างยินดีและมีแรงจูงใจเพิ่มขึ้นในการทำงาน ในขณะที่ผู้บริหารก็มีความมั่นใจว่ามีแผนที่นำทางที่ชัดเจนให้ก้าวเดินไปสู่จุดหมายที่องค์กรได้กำหนดไว้

      PeoplePlan* - คุณลักษณะที่โดดเด่น

  • องค์กรมีขนาดกำลังคนที่เหมาะสมเพราะได้มาจากการคำนวณอย่างแม่นยำ และผ่านการศึกษาหาข้อมูลอย่างรอบคอบในทุกขั้นตอนงาน

  • ผู้ปฏิบัติมีความเข้าใจที่มาที่ไปของกำลังคน ทั้งในเชิงตัวเลขอัตรากำลัง และความเคลื่อนไหวของบุคลากรจริง ทำให้สามารถปรับใช้แผนกำลังคนและบริหารกรอบอัตรากำลังได้อย่างผู้รู้แม้สถานการณ์จะเปลี่ยนแปลงไป

  • มีแผนกลยุทธ์การบริหารอัตรากำลังอย่างชัดเจน สามารถดำเนินการตามกรอบอัตรากำลังให้บรรลุผลได้โดยง่าย 

  • แผนอัตรากำลังมีลักษณะเชิงกลยุทธ์ (strategic) กรอบอัตรากำลังเชื่อมโยงกับงาน มิใช่เพียงผังโครงสร้างองค์กร  ดังนั้น เมื่อมีการปรับแผนองค์กรหรือแผนงานอื่นๆจึงสามารถปรับอัตรากำลังได้ด้วยตนเองอย่างยืดหยุ่นและอย่างมีหลักการ  รวมทั้งยังมีการจัดลำดับความสำคัญของกำลังคนด้วย จึงง่ายต่อการนำไปใช้ในประกอบการตัดสินใจในระดับกลยุทธ์

  • ให้ความสำคัญแก่วิสัยทัศน์ ค่านิยมและวัฒนธรรมองค์กร แนวคิด ประสบการณ์ และข้อมูลของคณะผู้บริหารและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสำคัญ ใช้วิธีการประสานงานและปรึกษาหารือกับคณะผู้บริหาร/หัวหน้างาน และคณะทำงานที่ได้รับมอบหมายให้มาปฏิบัติงานในโครงการร่วมกับคณะที่ปรึกษา

  • ไม่เสนอแนะการเปลี่ยนแปลงที่เป็นไปไม่ได้ในทางปฏิบัติ ไม่ละเลยความสำคัญของบุคคลากรที่องค์กรมีอยู่ คำนึงถึงปัจจัยทางจิตวิทยาและขวัญกำลังใจของคนในองค์กรในการนำแผนกำลังคนไปใช้

    หมายเหตุ: *อยู่ในระหว่างการยื่นขอจดทะเบียนเครื่องหมายการค้า


    คลิกชมแนวคิดและบทความน่าสนใจเพิ่มเติมได้ที่ >> http://signatureinsights.wordpress.com

    หากท่านต้องการสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม โปรดติดต่อ
    บริษัท ซิกเนเจอร์ โซลูชั่นส์ จำกัด
    ที่อยู่: อาคารปิยะเพลส หลังสวน
    29/1 ซอยหลังสวน ถนนเพลินจิต
    แขวงลุมพินี  เขตปทุมวัน กรุงเทพฯ 10330
    โทรศัพท์: (662) 684-1181-2
    โทรสาร: (662) 684-1183
    Website: www.signature4u.com
    Email: info@signature4u.com
    Weblog: http://signatureinsights.wordpress.com
    Copyright © 2009 Signature Solutions Limited | All Rights Reserved